Cómo organizar un evento de podcasting

Organizar un evento de podcasting no consiste necesariamente en reunir a un grupo de ponentes, llenar una pantalla de presentaciones y programar varios podcasts en directo. Ese es solo uno de los formatos posibles.

Un evento pequeño puede ser más útil, más sostenible y más memorable si está diseñado alrededor de la conversación entre sus asistentes. La clave está en decidir qué experiencia se quiere ofrecer y construir todo lo demás (el espacio, el presupuesto, el equipo y el programa) a partir de esa decisión.

Este es un recorrido práctico por los principales aspectos que conviene tener en cuenta.

Empieza por definir el tipo de evento

Antes de buscar un local o un patrocinador tienes que determinar qué tipo de evento quieres organizar. Puede tratarse de una jornada de ponencias, una sucesión de podcasts en directo, un taller, una reunión informal de la comunidad o una conversación colectiva. Cada formato exige una infraestructura, una duración y una forma de moderación diferentes.

No es necesario imitar a los grandes congresos. Un evento pequeño puede tener más valor precisamente porque permite que las personas se conozcan, conversen y participen.

Una buena regla es diseñar el evento para la experiencia que se quiere vivir, no para cumplir con lo que supuestamente debe tener un evento tipo. Si el objetivo es favorecer el contacto entre podcasters, quizá convenga reducir el número de ponencias y reservar más tiempo para hablar.

Diseña un formato participativo

Cuando todo el contenido está en manos de los ponentes, el público ocupa un papel pasivo. En cambio, un formato basado en preguntas y conversación permite que el conocimiento de los asistentes forme parte del programa.

Para que esto funcione hacen falta varias cosas:

• una persona que modere y distribuya los turnos;
• micrófonos que puedan llegar con rapidez a quien quiere intervenir;
• preguntas abiertas que puedan responder varias personas;
• capacidad para detectar quién puede aportar una experiencia útil;
• atención a quienes llevan tiempo sin participar;
• control del tiempo para evitar que una sola intervención monopolice la conversación.

Por eso este formato requiere que la persona moderadora conozca, al menos, a una parte importante de la comunidad. Saber quién tiene experiencia en un asunto concreto permite dirigir cada pregunta hacia las personas adecuadas y mantener el dinamismo.

Busca un espacio que facilite la conversación

El local es normalmente el coste más importante y condiciona todo el evento. Antes de contratarlo conviene comprobar:

• aforo y estructura de la sala;
• disponibilidad del equipo de sonido y de micrófonos inalámbricos;
• posibilidad de conectar un dispositivo de grabación;
• iluminación y control de la sala;
• espacios separados para recepción, entrevistas, comida y descansos;
• accesibilidad y facilidad de llegada;
• horarios de montaje y desmontaje.

Un local con varias salas puede parecer más completo, pero también puede dispersar a los asistentes. Si el objetivo es el networking, una sala principal y una zona cercana para comer y conversar pueden ser más útiles que un programa repartido en muchos espacios.

También es importante tener en cuenta el ruido. Un evento puede celebrarse en un lugar muy concurrido, pero grabar un podcast en directo rodeado de conversaciones y actividad suele perjudicar tanto a quienes hablan como a quienes escuchan.

Forma un equipo pequeño pero suficiente

No hace falta una gran producción, pero sí repartir responsabilidades. Como mínimo conviene contar con:

1. Una persona responsable de la organización y las decisiones.
2. Una persona que controle el sonido y la grabación.
3. Una persona que modere el contenido.
4. Dos o tres personas que ayuden a repartir micrófonos y orientar a los asistentes.
5. Alguien que documente el evento con fotografías.

Algunas de estas funciones pueden recaer en la misma persona, siempre que no tenga que atender simultáneamente demasiados frentes. La persona que modera no debería estar preocupada por la grabación, la comida, los patrocinadores o las luces.

También puede ser útil contar con alguien que se ocupe de las redes sociales y de producir piezas breves de vídeo fuera de la sala. Esta función es distinta de grabar todo el evento en vídeo: se trata de recoger testimonios, entrevistas o momentos promocionales que puedan publicarse después.

Graba en audio y protege el ambiente del encuentro

En muchos eventos no es necesario retransmitir todo en vídeo. Una grabación de audio es más sencilla, menos invasiva y permite que la conversación mantenga un ambiente natural.

Además, publicar el evento completo en audio ofrece una experiencia distinta de la asistencia presencial. Quien lo escucha puede hacerse una idea de cómo fue la jornada, pero sigue teniendo motivos para acudir a la siguiente edición.

Antes de grabar hay que establecer unas reglas claras:

• explicar a los asistentes que el audio se publicará;
• informar de cómo se tratarán las intervenciones;
• acordar cómo se retirarán fragmentos que alguien no quiera hacer públicos;
• decidir si el audio se publicará completo o dividido;
• comprobar la señal de todos los micrófonos antes de empezar.

La edición no tiene por qué convertir cuatro horas de conversación en una colección de piezas cortas. Si el evento funciona como una experiencia continua, puede tener sentido publicar la grabación completa y añadir capítulos o marcas de tiempo para facilitar la navegación.

Reserva tiempo para el networking

El contacto informal no debe quedar como un residuo entre una actividad y la siguiente. Si el networking es uno de los objetivos, hay que programarlo expresamente.

Conviene evitar demasiadas actividades simultáneas y no llenar cada minuto del calendario. Las pausas, las comidas y los desplazamientos dentro del local son momentos en los que aparecen las conversaciones más valiosas.

Si los asistentes tienen que salir a comer, es probable que una parte no regrese. La comida dentro del propio espacio ayuda a mantener la continuidad y facilita que las conversaciones sigan vinculadas al evento.

También conviene evitar las horas de menor energía. En una jornada dividida en dos bloques, programar la actividad principal a primera hora de la tarde suele ser una mala idea: muchas personas estarán comiendo, descansando o habrán abandonado ya el recinto.

Calcula el presupuesto desde el principio

No conviene esperar a que el evento esté diseñado para empezar a hacer números. Hay que preparar el presupuesto cuanto antes y revisar cada partida antes de anunciar compromisos.

Las partidas habituales son:

• alquiler del local;
• técnico de sonido o regidor;
• fotografía;
• grabación y edición;
• cartelería y materiales;
• comida y bebida;
• desplazamientos y alojamiento;
• gestión de redes sociales;
• seguros, impuestos y otros gastos administrativos.

En un evento pequeño que ya dispone de local y parte de la infraestructura técnica, una referencia operativa puede estar alrededor de 1.000 o 1.500 euros. Esa cifra puede subir rápidamente si hay que alquilar la sala, contratar personal técnico o asumir desplazamientos.

No hay que confundir el dinero ingresado con el presupuesto disponible. Hay que tener en cuenta impuestos, retenciones, facturas y posibles gastos que aparezcan durante la producción.

Elige un modelo de financiación

Hay tres vías principales para financiar un evento:

Entradas

Cobrar entrada puede cubrir una parte del presupuesto y ayuda a conocer el número de asistentes. Sin embargo, una entrada elevada puede alejar precisamente a la comunidad a la que se quiere reunir.

Patrocinadores

Una marca puede aportar dinero a cambio de visibilidad, una charla, un espacio propio o la posibilidad de conversar con los asistentes. Conviene preparar distintas modalidades de colaboración y explicar con claridad qué recibe cada patrocinador.

Las empresas suelen preguntar por el número de asistentes y el retorno de la inversión. Un evento pequeño no siempre puede competir en volumen con uno masivo, pero sí puede ofrecer una audiencia muy especializada y accesible.

También hay que asumir que los patrocinadores pueden cambiar de estrategia, reducir presupuesto o preferir eventos de mayor tamaño. La continuidad del proyecto no debería depender de una sola marca.

Comunidad

La propia comunidad puede sostener el evento mediante cuotas, aportaciones, una campaña de financiación o una membresía vinculada a otros contenidos. Este modelo funciona especialmente bien cuando las personas sienten que el encuentro les pertenece y entienden para qué se utilizará el dinero.

Una financiación comunitaria no tiene por qué ser sofisticada. Puede consistir en explicar cuánto cuesta el local, qué cantidad falta y qué ocurrirá si no se alcanza el objetivo. La transparencia facilita que la gente decida colaborar.

Lo más sensato suele ser combinar varias fuentes: entradas, patrocinadores y aportaciones de la comunidad. Así se reduce el riesgo de que un único ingreso falle.

Cuida los elementos que permanecen

No todo lo que ocurre durante el evento queda registrado en el audio. Las fotografías son importantes porque documentan la comunidad: muestran las caras, las conversaciones y la energía del encuentro.

Un fotógrafo puede hacer una imagen general, pero también debe buscar retratos, pequeños grupos y momentos espontáneos. Esas imágenes sirven para agradecer la asistencia, promocionar futuras ediciones y demostrar a posibles colaboradores qué tipo de experiencia se está creando.

La cartelería también merece atención. Los patrocinadores deben tener una presencia clara y digna, pero sin convertir el espacio en una sucesión de anuncios. El diseño del evento debe hacer que la publicidad forme parte del conjunto sin robar protagonismo a las personas.

No dejes la organización para el último momento

"Gobernar es prever", que dice Abraracurcix. La anticipación es una de las diferencias entre un encuentro improvisado y un evento sostenible. Antes de abrir las inscripciones conviene tener resueltos, al menos:

• local y fecha;
• aforo y sistema de inscripción;
• presupuesto y fuentes de financiación;
• necesidades técnicas;
• equipo de organización;
• formato de grabación;
• comida y bebida;
• acuerdos con patrocinadores;
• plan de comunicación;
• permisos y condiciones de publicación.

El día anterior debe servir para comprobar, no para tomar decisiones estructurales. Hay que probar los micrófonos, revisar las conexiones, preparar la cartelería, confirmar los horarios y dejar listo el material que utilizará cada persona del equipo.

Haz el evento que te gustaría vivir

La última decisión es también la más importante: no hay que organizar el evento que los demás esperan, sino el que tiene sentido para la comunidad que se quiere reunir.

Un evento puede ser grande o pequeño, formal o caótico, lleno de ponencias o construido casi por completo a partir de preguntas. Lo importante es que tenga una personalidad clara y que todas sus decisiones (el local, la duración, el presupuesto y el program) estén al servicio de esa personalidad.

Una forma sencilla de comprobarlo es imaginar a qué evento nos gustaría asistir. Es la forma más sincera de organizar algo; pensar en qué personas queremos allí, cuánto tiempo queremos que tenga la gente para hablar o qué nos haría volver a casa pensando que ha merecido la pena.

La conversación completa

Estas ideas proceden de una conversación con Sunne sobre la organización de PodTalks, emitida en el capítulo 378 de Sujétame el micro. En ella se explican todos estos puntos con ejemplos, anécdotas y detalles de producción.